【依法实施药品GMP】制药企业文件管理的信息化

近年来，药品全生命周期的数据可靠性管控要求日益严格，同时受企业内部成本管控与效率提升需求驱动，越来越多制药企业开始布局质量管理信息化建设。实验室信息管理系统（LIMS）、制造执行系统（MES）、仓储管理系统（WMS）及企业资源管理系统（ERP）等信息化平台，已在制药行业逐步落地应用并持续发展。

文件管理是制药企业质量体系的基础性工作，文件管理信息化也是质量管理信息化建设的起点与基石。因此，企业在搭建文件管理系统（DMS）时，除需统筹线下转线上的架构设计、流程优化及各类合规细节外，还应兼顾系统联动便利性，实现与线上培训管理、偏差管理、纠正与预防措施（CAPA）管理、变更管理、年度质量回顾等模块的有效衔接，同时保障与LIMS、MES、WMS等业务系统的数据互通与互联可行性。

信息化文件管理系统的规划

跨国制药企业质量管理信息化起步较早、体系成熟、人员依从性较高。国内大型药企及生物制药企业近年来逐步以信息化系统替代机械化、重复性人工操作，实现合规管控与工作效率的平衡。在文件管理信息化建设中，简单的工具辅助无法满足系统化管理与合规要求，企业需搭建完善、适配的信息化整体解决方案。

确定建设方案后，企业需统筹规划文件管理系统的基础模块与核心功能。除结合自身文件管理需求配置基础功能模块外，还需打通各信息系统的数据壁垒，例如实现标准指导文件向LIMS、MES、WMS等系统的精准推送，优化电子记录在线审核、在线归档的操作流程。上述功能需求与合规考量，均需在用户需求说明（URS）中明确体现。

系统规划是信息化建设与落地应用的首要环节，信息化文件管理系统的规划需综合评估以下因素：产品目标市场的相关法规要求、企业整体信息化建设规划布局、质量管理信息化的建设进度、企业质量管理体系成熟度、内部文件管理制度的稳定性及全员执行依从性。

经综合研判评估，确认企业具备引入信息化文件管理系统的条件后，方可正式启动系统规划工作。企业可结合自身运营现状选择适配的信息化方案，包括商业化成熟系统、自主研发系统等。无论采用何种建设模式，系统均需符合药品生产质量管理规范（GMP）计算机化系统附录的合规要求。

信息化文件管理系统的建设

参照国际制药工程协会（ISPE）GAMP5规范，信息化文件管理系统的完整生命周期可划分为概念阶段、项目阶段、运行阶段与退役阶段。

文件管理信息化建设受企业规模、整体信息化水平、文件管理策略等多重因素影响，各企业的流程设计、后台技术架构存在差异化。下面针对文件管理核心功能，梳理行业通用的线上标准化解决方案。

版本号控制

传统线下文件管理模式下，标准指导文件的版本编号规则形式多样，虽可实现生效版本的基本管控，但无法追溯审核过程中的草稿版本。信息化文件管理系统可依托信息技术，完整留存并追溯文件审核全流程的草稿版本，实现版本全生命周期精准管控。

在线审核

信息化文件管理系统可依据文件类型、企业组织架构搭建标准化审核矩阵，精准匹配各类文件的审核责任人，支持多人并行在线审核、审核意见实时共享。同时，系统可直观展示不同文件版本的内容差异，辅助审核人员精准研判、规范处置。在线审核模式突破了时间与地域限制，可有效规避人员差旅导致的流程停滞问题，从根源上杜绝人员在岗记录与文件签注时间不一致的问题，消除对应的数据可靠性风险。

文件的收发平衡

纸质指导文件的收发核对是重复性、高负荷的基础工作。通过信息化系统可实现新旧文件迭代的自动化管控：新版文件发放、供各使用部门培训使用的同时，系统自动启动旧版文件失效倒计时，最终由新版文件生效自动触发旧版文件失效与回收，实现新旧版本文件平稳有序更替。

企业对接在线培训管理系统后，可将新版文件培训任务自动推送至培训系统，依托培训完成结果反向约束文件落地执行，甚至精准管控岗位人员的对应操作权限。

文件定期回顾

信息化文件管理系统可搭建闭环式文件回顾管理机制，实现风险预警、任务分配、进度跟进、过期提醒、结果反馈、整改追踪的全流程自动化管控，大幅替代人工识别、通知、跟踪等重复性工作，同时实现文件回顾工作量的长期均衡分配，保障回顾工作常态化、规范化落地。

记录的受控发放和使用

依据《药品记录与数据管理要求（试行）》，记录文件的印制与发放需根据用途、类型及重要等级，采取适配的受控管理方式，严防记录被替换、篡改，保障数据真实可靠。

原版空白记录的受控发放与规范使用，是保障数据可靠性的重要前提。PIC/S（国际药品检查合作计划）数据可靠性指南也明确要求，需通过收发平衡管控，确保记录数据的准确性与完整性。

传统管理模式依靠纸质台账搭配受控编号，保障记录的唯一性与可追溯性。但企业实际运营场景复杂、特殊业务较多，传统管控模式需投入大量人力物力。因此，实现空白记录全流程受控管理，需建立基于风险的分级分类管控策略，并采用简便、高效、可靠的管控手段落实合规要求。

需明确说明，本文所述记录打印、发放管理中的“质量管理部门”特指QA部门，不包含承担检验职能的QC（质量控制）部门。

记录打印过程中，系统需自动赋予唯一受控编号，或生成条形码、打印人、打印时间等追溯信息，确保纸质打印件唯一可追溯，杜绝记录使用过程中出现私自替换的情况。同时可通过加盖鲜章、管控设备复印权限、使用专用打印纸张等方式，防范记录私自复制、违规流转。

针对记录使用、流转过程中出现的损坏、丢失等情况，企业需建立完善的确认、登记、补发流程，必要时启动偏差调查。同时需评估空白记录修订、作废操作对正在执行的业务流程及在用记录造成的影响，应结合文件变更评估结果落实对应处置措施。

记录收发平衡确认遵循“谁发放、谁确认”的原则。由使用部门自行发放的记录，由使用部门负责核对收发平衡，QA部门通过抽查方式开展常态化监督管控。

[摘编自中国医药科技出版社出版，国家药品监督管理局原食品药品审核查验中心组织编写，高天兵、郑强主编的《药品GMP指南（第2版）》系列丛书《质量管理体系》分册]