【依法实施药品GMP】制药企业文件生命周期管理

近年来，随着制药行业对数据可靠性管控要求的持续提高，信息化技术在药品生产质量管理领域得到广泛应用，制药企业文件生命周期管理进入全新发展阶段。

文件的生命周期

与生产设施、设备及产品一样，文件同样具备完整的生命周期。企业需建立覆盖文件全生命周期的管理规程，对文件各阶段实施标准化管控，确保文件管理全程符合法规要求，切实降低各环节的数据可靠性风险。

企业应该基于上述原则建立文件管理规程，同时结合自身生产经营实际，明确各类标准指导文件全流程管理要求，清晰界定各类指导文件的编制、修订、审核及批准岗位职责，搭建规范、闭环的文件管理体系。

文件的变更管理

本文所指文件仅限指导文件，不包含记录、报告等执行类文件。文件变更是文件系统持续优化、循环提升的重要手段，主要分为文件修订与文件撤销两类情形。

文件变更的主要触发原因包括：标准指导文件的定期回顾更新；国家法规、行业指南、药典等权威技术标准的版本更新；偏差、客户投诉、OOS（超标结果）等质量事件引发的体系改进；内外部检查缺陷、年度质量回顾分析识别的优化项；设施设备、生产工艺、检验分析方法等关键要素变更引发的配套文件更新。

企业多数文件变更均源于药品生产活动的实质性变更，因此在文件变更管控中，需确保前端源头实质性变更已全部纳入企业变更控制体系管理，实现源头变更与配套文件变更的联动闭环。

文件的保存管理

企业可采用纸质、电子或其他可完整、精准再现文件内容的合规形式保存文件，如纸质原件及其影印、扫描副本；完整可追溯的电子文件备份，同时配套审计追踪数据及保障备份文件长期可读的系统底层备份。

依据《药品生产质量管理规范》（GMP）要求，每批药品的批记录保存期限不得少于药品有效期后一年。GMP明确界定，批记录是用于记录单批药品生产、质量检验、放行审核全流程的文件与记录集合，可完整追溯与成品质量相关的全部历史信息。结合GMP有关规定，批记录主要涵盖批生产记录、批包装记录、批检验记录、药品放行审核记录，以及其他与本批次产品直接相关的记录文件。

其中，对应批次生产的关键物料接收、检验、放行记录，产品返工、重新加工记录，产品发运、退货处置记录等，均属于本批次产品关联记录，需按照批记录标准统一管理、统一留存。

GMP同时明确，质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察文件、确认文件、验证文件、变更文件等重要文件需长期保存。其中，质量标准、工艺规程、操作规程属于标准指导类文件，企业需明确各类文件不同版本签批原件的保存期限要求；稳定性考察、确认、验证、变更类文件包含配套方案、实施记录、总结报告等执行文件，其保存期限可结合考察项目、确认/验证对象的生命周期合理界定。

为保障药品质量历史信息的可追溯性，企业需结合各类文件在质量追溯体系中的作用及实际存档可行性，依据监管法规要求，结合药品及设施设备生命周期，统一制定文件保存时限标准。若药品属地监管部门出台专项保存规定，需严格按照属地监管要求执行。例如，依据2018年修订的《反兴奋剂条例》，蛋白同化制剂、肽类激素生产企业的相关生产、销售、库存记录，需保存至超过产品有效期两年。

保存期限超过五年的纸质文件，可通过扫描等方式完成电子化归档，在保证电子副本真实有效的前提下，可适度缩短纸质原版保存期限，建议纸质文件保存期限不低于五年，且批记录纸质版本保存期限仍需严格满足产品有效期或复验期的法定要求。在纸质文件法定保存周期内，纸质原件应被视为主数据，电子化副本需经复核确认，确保与原始纸质文件完全一致、真实可溯源。企业需建立专项规程，明确纸质转电子归档的适用范围、前置条件、转换流程、复核校验标准及主数据判定原则，完整记录转换操作及复核确认结果，保障归档合规性。

药品生产质量管理活动引入计算机化系统时，需在系统规划、设计、确认阶段充分统筹各类文件、记录的存档形式与保存期限。系统正式运行后，需通过权限管控、定期备份、还原验证等措施，全面保障电子文件存储安全、完整、可追溯。

纸质文件存档区域（档案室）需配备完善的防火、防蛀、防潮、防霉及安全防护设施，配置温湿度调控设备，维持适宜、稳定的存档环境。文件存档区域严禁吸烟、饮食，禁止存放易燃易爆物品及存在火灾安全隐患的电器设备。文件管理人员需建立标准化文件分类检索体系，实现文件规范归类、精准调取、高效查阅。电子存档文件需定期核查完整性、可读性，落实常态化备份及异地备份机制，降低突发风险导致的数据丢失隐患。

主要文件示例

企业文件体系的搭建，一方面需满足法规强制性要求及行业指南推荐标准，另一方面需适配企业产品类型、生产范围及目标市场监管要求。随着全生命周期质量管理理念的普及，质量标准、工艺规程等重要文件，与药品研发、技术转移阶段的输出成果紧密关联。

场地管理文件 场地管理文件用于向国内外药品监管机构、客户全面阐述企业生产设施条件、生产活动范围及质量管理方针，用以证明企业质量管理体系持续合规、稳定运行，并符合GMP要求。

标准操作规程 GMP明确界定，操作规程是经正式批准，用于指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等药品生产活动的通用性文件。标准操作规程是企业日常活动开展、决策落地的基础依据，可保障全员及时、准确地执行各类质量相关流程。

质量标准 质量标准明确规定了生产所用物料及成品必须满足的各项技术指标与质量要求，是产品质量评价、质量管控的核心依据，是保障药品安全性、有效性及不同批次质量一致性的关键文件。质量标准基于产品研发阶段的试验数据与研究成果建立，并随生产工艺优化、质量控制策略升级持续更新完善。

工艺规程 工艺规程是药品生产实施的主要依据，是生产过程控制和产品审核放行的基础，是保障药品全生命周期质量安全、有效、可控的基础文件。工艺规程以药品注册获批工艺为依据建立，用于全程指导药品生产操作与过程质量控制。企业基于工艺规程编制批生产记录、批包装记录，用于完整记录生产全过程操作及结果，实现药品生产全链条、可追溯的质量管控。

[摘编自中国医药科技出版社出版，原国家药品监督管理局食品药品审核查验中心组织编写，高天兵、郑强主编的《药品GMP指南（第2版）》系列丛书《质量管理体系》分册]